Hvis du har spørgsmål til Nitob™ er du velkommen til at skrive til os. Klik her. 


1. Hvad er Nitob-systemet beregnet til?

Systemet er beregnet til at styre dokumenter og rutinemæssige handlinger/opgaver i et ledelsessystem. Derudover kan systemet også kan hjælpe med andre opgaver som fx administration af materiel, registrering af stoffer og materialer etc. Til top


2. Hvad er et ledelsessystem?

Helt kort er et ledelsessystem for det første en samling af dokumenter der beskriver ledelsens overordnede intentioner. For det andet beskriver hvordan forskellige arbejdsopgaver skal udføres. Og for det tredje beskriver hvilke tjeklister, skemaer og lignende der benyttes i ved arbejdsopgavernes udførelse. Til top


3. Hvis vi opbygger et kvalitetsledelsessystem i Nitob, kan vi så på et senere tidspunkt fx etablere et system til arbejdsmiljø, eller bygge personale- eller budgetteringshåndbøger op i Nitob systemet?

Ja. I Nitob kan man starte hvor man vil og køre parallelle eller integrerede systemer som man finder bedst. Nitob er også fleksibelt på det område. Til top


4. Hvordan kan vi lægge vores eksisterende, papirbaserede system ind i Nitob?

Eksisterende papirbaserede systemer kan lægges direkte ind i Nitob, dokument for dokument. Det kan være en god ide at gøre det i samarbejde med en af vores partnere, som kender jeres område. Når systemet lægges ind i Nitob vil det oftest vise sig, at der steder hvor der ikke er sammenhæng i tingene, noget er overflødigt, noget mangler, og dette bliver meget synligt i Nitob fordi det er et aktivt system. Til top


5. Er det ikke meget svært at lære at bruge alt det, som systemet kan?

Nej egentlig ikke. Systemet er logisk bygget op og det er i Nitobs ånd, at der hvor ledelsessystemer traditionelt er svært forståelige, er det der Nitob har sine styrker og via funktionaliteten hjælper brugerne. Til top


6. Kan man sikre at brugerne kun ser den fuldt opdaterede og nyeste information?

Ja. Alle dokumenter i Nitob har en entydig status kladde/drift/udgået. For almindelige brugere vises kun de dokumenter der er godkendt og sat i drift. Til top


7. Vi har overordnede regler og politikker for hele organisationen. Måske en ISO-standard, som vi skal følge. Kan man nemt se, hvordan vores system opfylder krav i de overordnede regler? Hvorfor har vi egentlig denne procedure - hvor kommer den fra?

Ja. De standarder organisationen vælger at følge lægger man ind i Nitob. Derefter opretter man referencer mellem Standardens tekst og de dokumenter der har relation til Standardens indhold. Her er der tale om en unik tovejs hjælp. I auditsituationer er udgangspunktet standarden og i review situationer er udgangspunktet ens egne dokumenter. Til top


8. Kan systemet hjælpe med at holde styr på afvigelser og fejl, og forebygge gentagelser?

Naturligvis. Nitob er blot meget mere alsidig. I Nitob bruges begrebet ”hændelser” og det er blandt andet afvigelser og fejl, men det kan også være arbejdsulykker, medarbejderforslag, katastrofehåndtering og meget andet. Til top


9. Hvordan kan systemet hjælpe os i en ekstern audit? Og ved vores løbende interne audit?

Ja. I forbindelse med en ekstern audit i en given standard kan man på standardens enkelte punkter se, hvor man i sit system lever op til det pågældende punkt. Derudover er der forskellige overvågningsmuligheder på alle dokumenter. Hvad, hvem, hvornår kan opsættes således at de respektive medarbejdere får besked når de skal i gang med review opgaver. I audit situationer er der flere forhold der letter situationen fx referencer mellem dokumenter, referencer mellem dokumenter, automatisk versionsstyring, fuld historik på dokumenter etc. Til top


10. Kan vi styre adgangen til systemet, så folk kun ser det, som de skal bruge samt kun vise de dokumenter der er relevant for en bruger?

Ja. Dokumentbeskyttelse på brugerniveau kommer inden for kort tid. Men brugerdefinerede menuer er mod vores filosofi fordi vi tilstræber enkelthed. Individuelt opsatte brugermenuer giver anledning til en masse administrativt arbejde med ringe effekt i dagligdagen. Nitob er i sig selv overskueligt og almindeligvis vil brugere ikke have problemer med at navigere i systemet. Til top


11. Er det let at finde den rigtige procedure, hvis vi nu har mange?

Ja. I Nitob opdeles dokumenter overordnet i håndbøger, procedurer og instruktioner. Dernæst kategoriseres dokumenterne ofte fx indenfor virksomhedens processer. Endvidere er der en søgefunktion der dække dokumenterne i ledelsessystemet. Til top


12. Er der en søgefunktion i Nitob-systemet?

Ja. Til top


13. Kan vi nemt lave en pæn papirkopi af håndbog og dokumenter, hvis vi ønsker en hardcopy?

Ja. Alle dokumenter kan udskrives. Udskrifter har dokumenthoved med logo, nummer, navn, version, redaktør, gyldighedsdata, sidetal etc.. Til top


14. Kan vi lade et par medarbejdere, f.eks. forskellige steder i verden, arbejde sammen om kladder til nye dokumenter i systemet uden at involvere andre i arbejdsprocessen?

Ja på kladdedokumenter kan man tilknytte et vilkårligt antal brugere der har adgang til redigering. Da Nitob er webbaseret er medarbejdernes fysiske placering uden betydning. I det daglige vil almindelige brugere ikke have redigeringsadgang til kladdedokumentet. I nær fremtid vil der blive mulighed for at begrænse læseadgangen til specifikke dokumenter. Til top


15. Risikerer vi at tabe vores data?

Der tages backup af Nitob systemet hver eneste nat og data ligger på dublerede diske. Til top


16. Hvor mange brugere kan der knyttes til ét Nitob-system?

Der er ingen øvre grænse. Nitob systemet gives i licens til ét selskab med ét CVR nummer. Derefter kan selskabet købe de brugerlicenser der er brug for. Til top


17. Er der begrænsning for hvor store datamængder man kan bruge?

Nej. Men afhængig af Nitob-produktet skal der betales for lagerplads hvis en given grænse overskrides. Til top


18. Findes der brugeruddannelser og brugergrupper?

Nitob Danmark udbyder brugeruddannelser og vores samarbejdspartnere tilbyder deres kunder forskellige former for træning og coaching. Generelt motiverer vi brugerne til at oprette brugergrupper når det er muligt. Aktive brugere er med til at udvikle og forbedre produktet. Til top